Selecţionarea documentelor este operaţiunea arhivistică prin care se stabileşte valoarea ştiinţifică sau practică a documentelor aparţinând unei organizaţii, pentru a le elimina pe cele nefolositoare. Caracterul de ireversibilitate al acestei operaţiuni angajează în cel mai înalt grad responsabilitatea creatorilor şi deţinătorilor de documente.
Legea Arhivelor Naţionale 16/1996 şi Instrucţiunile de aplicare ale Legii 16/1996, creează cadrul juridic legal de desfăşurare a activităţilor arhivistice, inclusiv a problemei selecţionării documentelor la creatorii şi deţinătorii de documente.
În aprecierea importanţei documentelor este necesar a se avea în vedere respectarea termenelor de păstrare a acestora prevăzute în nomenclatorul arhivistic.
Problema selecţionării documentelor este în strânsă legatură cu organizarea acestora. O lucrare de selecţionare nu poate fi realizată dacă nu au fost efectuate în prealabil următoarele operaţiuni arhivistice: fondare, ordonare, constituire şi inventariere a unităţilor arhivistice.
Specialiştii Stefadina Comserv SRL vă pot acorda sprijinul necesar pentru evaluarea materialului documentar în vederea păstrării documentelor cu valoare practică şi ştiinţifică şi eliminării, prin selecţionare, a celor care nu mai sunt utile în activitatea curentă.
Selecţionarea sau eliminarea documentelor se realizează numai cu aprobarea comisiei de selecţionare din cadrul organizaţiei creatoare şi după obţinerea avizului Arhivelor Naţionale.
Selecţionarea documentelor de orice fel, fără avizul Arhivelor Naţionale sau serviciilor judeţene, după caz, atrage după sine răspundere civilă sau penală (legea 16/1996 prin art. 34, stipulează fără echivoc faptul că ”nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală”).
Beneficiile selecţionării documentelor:
1. Verificarea gestionară a întregii arhive;
2. Eliminarea documentelor care au depăşit termenul legal de păstrare;
3. Eliberarea spaţiului de depozitare;
4. Actualizarea evidenţei documentelor din arhivă (refacerea inventarelor documentelor);
5. Eficientizarea sistemului de păstrare şi conservare a arhivei (pe principiul că o arhivă mică este mai uşor de gestionat).
