Chiar daca suntem intr-o era a digitalizarii, iar multe acte se trimit si stocheaza in format digital, se utilizeaza in continuare foarte multe dosare carton cu sina pentru o varietate mare de activitati, mai ales atunci cand este necesar se depui anumite acte catre diferite institutii sau pentru trimiterea acestora in formatul fizic este indicat deoarece se vor pastra in siguranta pentru o perioada mare de timp si pe tot parcursul acestuia.
Dosarele in general sunt foarte populare atat in cadrul companiilor cat si a institutiilor, deoarece permit stocarea unui numar considerabil de foi ce sunt importante, trebuiesc aprobate sau pur si simplu sunt atasate pentru diferite proiecte ce trebuiesc la un momnet dat validate, iar documentatia necesare trebuie sa fie intr-un singur loc pentru o analiza detaliata in cele mai mici note a inscrisurilor de acolo, iar acest lucru este mult mai simplu si eficient daca se foloseste un format fizic al tuturor anexelor.
Care sunt avantajele folosirii de dosare carton ?
Dosarele sunt de mai mult tipuri, iar in functie de necesitatile fiecaruia se pot alege cele utile in treburile pe care le aveti, un model anume foarte cautat este acela de dosare carton cu sina acestea sunt fie colorate pentru a le putea sorta in functie de perioada, departament sau contractele ce se afla in interior, fie albe realizate din carton model duplex ce prezinta un interior gri si o fata alba, si dungi ce permite inscriptionarea continutului.
Avantajele fata de un dosar pe care il tii in calculator este acela ca, oricine avizat din interiorul unei firme poate sa vizualizeze actele de care are nevoie intr-un timp foare scurt, daca acestea sunt tinute corespunzator intr-o camera separata doar pentru acest lucru, iar accesul este unul facil, cel mai adesea actele contabile sunt tinute in dosare din carton facturile de iesiri sau intrari, nirurile, aceste sunt numerotate in functie de lunile in care au fost emise, iar uletrior se pot depozita mai departe in cutii de arhivare.
Chiar daca par voluminoase, acestea ocupa un spatiu destul de mic si pot fii stocate in orice incapere ce fereste actele de umezeala sau caldura puternica, intr-un dosar cu sina spre exemplu se pot inmagazina aproximativ 300 coli, daca vorbim de cele ce au o greutate de aproximativ 80 gr/mp, iar capacitatea poate creste daca gramajul scade, dar si asa este suficient pentru o luna folosirea catorva dosare.
Pretul este un aspect de luat in seama, pentru a tine toate documentele contabile intr-un format digital cu siguranta costurile sunt mult mai mari decat a le tine in modul clasic in dosare carton cu sina, astfel pretul pentru un astfel de produs este unul foarte mic si variaza de la 0,50 bani pana la aproximativ 3 lei, daca este vorba de cele colorate pe ambele parti si apartin brandurilor cunoscute la nivel mondial.
Astefel avantajele legate de costuri sunt de partea dosarelor clasice din carton ce genereaza cheltuieli mici, dar si avntaje de spatiu destul de mare, deoarece nu va trebuie foarte mult loc, iar dulapurile clasice sau spatiile adiacente pe care nu le utilizati in mod frecvent sunt ideale pentru a le pune.
De cele mai multe ori acestea se cer la depunerea anumitor documente, deoarece simplifica foarte mult si eficientizeaza timpul de sortare al acestora, fiind puse toate intr-un singur loc si in ordine cronologica in functie de cerinte, dosarul se poate parcurge mai usor, iar timpul necesar pentru identificare si solutionare trebuie sa scada considerabil. Mai mult de atat puteti fii siguri ca, documentatia este in siguranta neexistand posibilitatea sa apara probleme din cauza intemperiilor sau a altor fenomene ce pot aparea pe parcursul mutarii acestora intre diferitele departamente.
Pe langa deja celebrul dosar cu sina exista o varietate extrem de mare de modele si tipuri pentru a putea acoperi o gama variata de nevoi specifice pentru indosariere si depozitare foilor intr-un mediu sigur, mai ales ca materialele din care sunt confectionate sunt rezistente in timp, daca sunt pastrate in conditii optime, iar ulterior se pot recicla foarte usor, intreg procesul fiind extrem de prietenos cu mediu inconjurator.
Dosarele se clasifica astfel dupa utilitatea si folosirea lor cea mai deasa :
Cele de incopciat se pot atasa cu usurinta in bibliorafturi, avand o sina metalica dispusa pe partea laterala ce faciliteaza introducerea acestora. Coperta lor poate fii de doua feluri si sunt gasite in magazinele de birotica si papetarie cu denumirea de 1/1 sau 1/2, adica fie cu coperta intreaga, fie pe jumatate pentru a permite sa vizualizezi ceea ce se afla in interior fara a fii nevoie sa il rasfoiesti.
Dosarele plic se folosesc pentru punerea unui numar limitat de facturi, contracte sau alte hartii, unele prezinta si parti biguite ce ajuta la marirea lui, ceea ce ii creaza un burduf pentru a putea pune o cantitate mai mare.
Cele cu gauri sunt precum cele de incopciat si sunt specifice arhivarii in diferite obiecte, de aceea puteti forma un biblioraft ce contine un anumit interval de timp mai mare in care sa puneti diferitele dosare in functie de necesitati, astfel incat sa le tineti organizate intr-un singur loc un numar semnificativ de documente.
Utilizate cu o frecventa mai mica sunt dosarele simple, acestea sunt confectionate dintr-o bucata de carton pliata ce permite punerea unui numar limitat de foi si se foloseste cel mai adesea atunci cand trebuie sa depuneti anumite hartii pe care nu puteti sa le inmanati pur si simplu, iar pentru acest lucru le puteti folosi.
Folositi aceste produse pentru a va putea organiza eficient activitatea astfel incat sa nu fie perturbata de lipsa sau cautarea greoaie a unui contract de exemplu, puteti sa tineti actele cu o semnificatie mai mare atat in formatul digital cat si in cel fizic pentru a avea o siguranta si un acces mult mai rapid la ele.
Astfel, chiar daca traim intr-o lume in continua dezvoltare digitala, este indicat sa continuam sa tinem pe suport fizic cele mai importante documente ce ne sunt necesare, iar in ce altceva putem pastra mai bine si ordonat decat in dosare de carton, indiferent de modelul acestuia, chiar daca este colorat sau simplu reprezinta cea mai indicata solutie si ieftina in acelasi timp.
