Orice furnizor din afara României — Bolt, Google Ads, AWS, Stripe, Hetzner, Railway, Anthropic, Meta Ads — trimite factura direct pe email sau pe un portal propriu. Responsabilitatea colectării e a ta.
Ce rămâne în afara SPV-ului
Iată furnizori reali, cu entitățile juridice care emit facturile:
Bolt (comision șoferi) — Bolt Operations OÜ, Estonia
Uber (comision șoferi) — Uber BV / Rasier Operations BV, Olanda
Google Ads / Workspace — Google Ireland Ltd, Irlanda
Meta Ads (Facebook, Instagram) — Meta Platforms Ireland Ltd, Irlanda
AWS — Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg
Stripe (comisioane) — Stripe Payments Europe Ltd, Irlanda
Hetzner — Hetzner Online GmbH, Germania
Railway — Railway Corporation, SUA
Anthropic (API Claude) — Anthropic, PBC, SUA
La o firmă mică de tech sau marketing, poți ajunge la 10-15 furnizori externi lunar. Niciuna din aceste facturi nu apare în SPV.
Problema: fiecare furnizor livrează altfel
Google Ads — doar pe portal, nu trimite pe email
Stripe (comisioane) — doar pe dashboard, nu trimite pe email
Meta Ads — email, dar doar dacă activezi manual „Email me a copy”
Bolt — email cu link de descărcare (de la receipts@bolt.eu), nu PDF atașat
Hetzner — email cu PDF atașat (opt-in) + portal
Railway / Anthropic — email cu PDF atașat (via Stripe billing)
Nu există un standard. Jumătate vin pe email, jumătate doar pe portal. Unele ca PDF atașat, altele ca link, altele ca text fără atașament. Un contabil care așteaptă să primească totul de la tine prin email va primi cel mult jumătate.
Bolt și Uber: un caz special
Bolt e prezent pe trei niveluri în economia românească. Pasagerii business au nevoie de chitanțe separate de cele personale. Șoferii și flotele primesc lunar facturi de comision de la Bolt Operations OÜ (Estonia) — serviciu intra-UE, taxare inversă, necesită cod TVA intra-comunitar (D700). Curierii Bolt Food au aceeași structură.
Uber funcționează similar, prin Uber BV (Olanda). Conform Romania Insider (august 2025), peste 100.000 de șoferi Uber și Bolt din România au fost identificați ca neplătind taxe — în mare parte din cauza complexității documentelor fiscale.
De ce contează: bani pierduți și probleme cu ANAF-ul
O factură Google Ads ratată înseamnă TVA nededus plus cheltuială nedeductibilă la impozit. Per 12 luni, un singur furnizor ratat poate costa peste 1.000 RON.
Dar pierderile financiare nu sunt singurul risc. Facturile externe de la furnizori intra-UE trebuie declarate în D300 (decont TVA) și D390 (declarație recapitulativă). Dacă lipsesc din evidență, la un control ANAF poți primi:
- Amenzi pentru evidență contabilă incompletă — conform Legii contabilității 82/1991
- Recalcularea obligațiilor fiscale cu dobânzi și penalități de întârziere
- Costuri suplimentare — documentele în limba engleză pot necesita traducere autorizată la control
Există cazuri documentate în care firme românești au primit amenzi la inspecție pentru că aveau facturi Facebook sau Google Ads fără să fi obținut codul TVA intra-comunitar obligatoriu (declarația 095/D700 la ANAF).
SmartBill, FGO și Saga rezolvă emiterea facturilor și importul din SPV, dar nu scanează emailul tău pentru facturile externe.
Cum arată procesul manual
Fără un tool dedicat, la sfârșit de lună trebuie să:
- Deschizi Gmail/Outlook și cauți „invoice”, „factura”, „receipt” — pe rând, pentru fiecare furnizor
- Deschizi fiecare email, descarci PDF-ul (dacă e atașat) sau dai click pe link (dacă e Bolt) sau intri pe portal (dacă e Google Ads/Stripe)
- Pentru furnizorii care trimit doar text fără atașament (Cloudflare, OVH, OpenAI), faci screenshot sau print-to-PDF manual
- Redenumești fiecare fișier ca să știi ce e — „Hetzner_martie_2026.pdf”, „Bolt_cursa_14mar.pdf”
- Separi facturile personale de cele business (cursele Bolt de weekend, abonamentele SaaS personale)
- Organizezi totul pe foldere, faci un ZIP, trimiți la contabil
- Cu 10-15 furnizori, procesul durează 60-90 de minute pe lună. Și tot ratezi câte una — fie că a ajuns în Promotions, fie că ai uitat de un portal pe care nu l-ai verificat.
Cum și-a rezolvat problema fondatorul unei firme de software din România
Hormesis Labs e o firmă de software din România. Ca orice SRL cu infrastructură cloud și clienți internaționali, avea aceeași problemă: 15+ furnizori externi pe lună, fiecare cu alt format de factură, și 60-90 de minute pierdute lunar pe colectarea manuală. Facturile Bolt veneau ca linkuri, Railway și Anthropic prin Stripe billing, Cloudflare doar text fără atașament. Contabilul primea mereu un set incomplet.
Din frustrare, fondatorul a construit BillyBox — un tool care se conectează la Gmail, Outlook, Zoho sau orice IMAP (doar citire, fără acces la modificare) și prinde facturile din afara SPV-ului prin trei metode:
PDF-uri sau imagini atașate direct — Railway, Anthropic, GitHub, eMAG
Link-uri din email, descărcate automat — Bolt trimite un link, nu un PDF. BillyBox urmărește linkul și descarcă factura automat
PDF-uri generate din emailuri fără atașament — Cloudflare, OVH, OpenAI, Orange, Vodafone trimit doar text. BillyBox generează PDF-ul automat
Fiecare factură se clasifică rapid ca business sau personal — esențial pentru cursele Bolt mixte, combustibil la șoferi sau abonamente SaaS folosite și personal. La final, un ZIP organizat + un CSV cu toate datele extrase, gata de trimis la contabil.
Acum 60-90 de minute au devenit 5. Și contabilul primește tot, nu jumătate.
Ce nu prinde automat: facturi care există doar pe portal, fără niciun email asociat (Google Ads, Stripe fees). Dar pentru acestea poți descărca manual PDF-ul de pe portal și îl încarci direct în BillyBox — așa ai toate facturile într-un singur loc, organizate și clasificate împreună cu cele extrase automat din email. Nicio factură nu rămâne necontabilizată.
2 luni gratuit, fără card: billybox.app/ro (sau billybox.ro).
Surse: Google Ads Help, Meta Business Help, AWS Europe FAQ, Stripe Support, Bolt Support, Uber Help, Romania Insider.
Despre autor: Andrei-Robert Biro — fondatorul Hormesis Labs, firmă de software din România, și creatorul BillyBox.
