Desi traim in epoca tehnologiei, orice firma inca se confrunta cu documentele pe hartie. La un moment dat, acestea devin mult prea multe pentru a fi puse intr-un biblioraft, ceea ce necesita o noua solutie.
Din fericire, exista servicii de arhivare la care se poate apela iar conform celor de la https://arhivatorul.ro/, se poate opta pentru o serie de actiuni care sa ajute la organizarea si arhivarea cat mai buna a documentelor.
Ce trebuie facut pentru arhivarea corecta a documentelor?
1. Arhivarea documentelor trebuie sa inceapa intotdeauna cu un audit al tuturor actelor. Organizarea este esentiala, deoarece poate sa economiseasca foarte mult timp. Pentru organizare este nevoie de bibliorafturi, de dosare cu sina si de o serie de alte accesorii cum ar fi capsatorul, separatoarele si etichetele. Etichetarea fiecarui biblioraft, mai ales daca se arhiveaza o multime de documente, poate sa fie unul dintre cei mai importanti pasi.
2. Aruncarea documentelor de care nu mai este nevoie. In orice birou exista documente care pur si simplu nu mai au la ce fi folosite. Acestea trebuie sa fie aruncate sau trimise spre reciclare.
3. Scanarea documentelor importante. In ceea ce priveste documentele importante, care ar putea fi folosite in viitor, una dintre cele mai bune solutii de backup este scanarea. Prin scanare se poate economisi spatiu si de asemenea, se pot economisi bani necesari pentru inchirierea locului unde vor fi trimise documentele. De multe ori, scanarea poate sa scuteasca firma de cautarea unui spatiu pentru arhivare, iar documentele se pot duce catre reciclare. Totusi, este mult mai recomandat sa se arhiveze si in format fizic, deoarece este o solutie de backup ce se poate dovedi utila la nevoie.
4. Gasirea unui loc pentru depozitarea documentelor. Cel mai bun loc este cel care este cat mai aproape de birou. In cladirile de birouri mari se poate amenaja o incapere speciala pentru asta. Pentru business-urile mici insa, cele mai bune solutii sunt serviciile de arhivare. Acestea pastreaza documentele intr-un mod organizat, ofera acces la ele ori de cate ori este nevoie si nu costa atat de mult precum s-ar crede.
5. O organizare foarte buna a documentelor urmatoare. In orice companie, documentele pe hartie vin in fiecare luna. Dupa arhivare, conteaza foarte mult organizare. Astfel, este important ca fiecare document sa fie scanat si sa fie pus intr-un biblioraft ales in functie de categorie.
Pentru ca totul sa fie foarte eficient, din birou nu trebuie sa lipseasca niciodata scannerul, bibliorafturile, etichetele care sa poata fi scrise si personalizate, markerul permanent si cutiile de arhivare. De asemenea, pentru documentele scanate trebuie sa existe mai multe stickuri USB (pentru siguranta informatiei). Documentele in format electronic isi pot gasi locul foarte bine si intr-un cloud, in asa fel incat sa poata fi accesate de oriunde.
