In data de 9 decembrie 2015 a fost publicat in Monitorul Oficial Ordinul MFP Nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile. Prin acest ordin, Ministerul Finantelor Publice face cunoscute noutatile referitoare la arhivarea documentelor contabile in anul 2016.
Principalele noutati privind arhivarea documentelor contabile si managementul acestora
Cu privire la pastrarea si arhivarea tuturor registrelor de contabilitate si a documentelor financiar-contabile, Ministerul Finantelor Publice, prin Ordinul mentionat, face cunoscute urmatoarele:
– De la data de 1 ianuarie 2016, din nomenclatorul documentelor financiar-contabile, vor fi excluse urmatoarele formulare financiar-contabile: fisa de cont analitic pentru cheltuielile de productie, procesul-verbal de plati si fisa de cont analitic pentru cheltuieli;
– Din 2016 exista noi tipuri de documente ce se vor pastra timp de 5 ani incepand de la data incheierii exercitiului in cursul caruia aceste documente au fost intocmite. Printre acestea, amintim lista zilnica de alimente, dar si de borderoul de achizitie;
– Din acest an s-a introdus si prevederea care obliga ca toate „persoanele care arhiveaza in baza unui contract oneros documentele financiar-contabile ale unei entitati sa fie autorizate, potrivit legii”. Altfel spus, orice firma care se ocupa cu arhivarea documentelor financiar-contabile trebuie sa detina o autorizatie pentru prestarea acestui tip de servicii;
– Dosarele cu documente financiar-contabile arhivate vor fi pastrate in „spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor”;
– Eliminarea documentelor financiar-contabile din arhiva al caror termen de pastrare a expirat se va face doar de catre o comisie speciala, constituita conform procedurilor proprii ale entitatii. Se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor.
ArchivIT detine singura cladire din Romania special construita in scopul pastrarii arhivelor
Exista in Romania o firma ce se ocupa cu arhivarea profesionala a documentelor si managementul acestora care sa respecte atat Legea Arhivelor Nationale, cat si Ordinul MFP nr. 2634/2015? Da, este vorba despre firma ArchivIT din Bucuresti care detine o echipa calificata, cu multa experienta in domeniu, ce ofera solutii personalizate si servicii de arhivare de top ce respecta legislatia in vigoare.
Astfel, trebuie sa stii ca ArchivIT este o firma de arhivare autorizata de Arhivele Nationale pentru prestarea de servicii arhivistice, iar din echipa ArchivIT fac parte numai specialisti autorizati in prestarea acestui tip de servicii. Deci, colaborand cu ArchivIT nu numai ca te vei bucura de servicii de top, insa te vei afla si la adapostul Legii.
De asemenea, ArchivIT detine singura cladire din Romania special construita in scopul pastrarii arhivelor, spatiile sunt amenajate in acest scop si ofera siguranta pentru documente impotriva incendiilor, sustragerii, distrugerii sau degradarii. Insa, printre beneficiile depozitarii arhivei in depozitul ArchivIT, se mai pot enumera si:
• pentru managementul arhivei, Arhivit detine doar personal calificat
• confidentialitatea este garantata
• planificarea logistica este efectuata doar de catre specialisti
• depozitul arhivelor beneficiaza de paza permanenta si este dotat cu sisteme de alarma si monitorizare CCTV, rafturile metalice rezista si la cutremure de 8 grade pe scara Richter, iar temperatura si umiditatea sunt controlate in permanenta. Demn de luat in considerare este si faptul ca depozitul ArchivIT detine toate certificarile ISO si autorizatie PSI.
Prin externalizarea arhivarii documentelor contabile catre ArchivIT te vei bucura si de costuri optimizate, acces rapid la documente si siguranta maxima. In acest mod, activitatea intregii tale companii este eficientizata!
