Ghid de redactare comunicate de presa

Potrivit lui Bernard Dagenais, cunoscut autor al unor lucrari cu impact asupra publicului, precum „Campania de relatii publice” si „Profesia de relationist”, „comunicarea este persuasiune„. Autorul isi continua ideea in „Profesia de Relationist”, apreciind ca „A persuada inseamna a face pe cineva sa creada ceva, sa fie convins de acel lucru sau sa doreasca sa faca ceva anume, cu o adeziune totala. Comunicarea nu este, deci, doar o impartire de informatii; ea reprezinta dorinta de schimbare si reflecta o intentie de a da un sens anume realitatii„. Aceasta este, probabil, una dintre cele mai transante definitii ale persuasiunii si, spre deosebire de alti autori, Dagenais nu adauga aici si termenul „influenta”. De astfel, persuasiunea ar trebui fi privita ca un mecanism educativ capabil sa instruiasca si nu ar trebui fi asociata cu propaganda sau cu influenta.

Plecand de la aceste considerente, se poate adauga faptul ca nu orice eveniment poate fi obiectul unei comunicari scrise sau inregistrate, deoarece nu toate pot servi intereselor presei. In aceste conditii se poate pune intrebarea:

1. Cum poate atrage interesul mass media un comunicat de presa?

Probabilitatea ca un comunicat de presa care raspunde anumitor intrebari pe care si le-ar pune orice persoana care doreste sa cunoasca mai multe informatii cu privire la un anumit eveniment, sa starneasca interesul mass-media este mare. In acest sens, sunt utilizate intrebari fundamentale, „cei 5 W” sau cei „5 W + H”: Cine? (Who?), Ce? (What?), Cand? (When?), Unde? (Where?), De ce? (Why?), Cum? (How?).

Se apreciaza ca parcurgerea unui algoritm in comunicarea specifica relatiilor publice este obligatorie. Acesta va include:

• Evenimentul;
• Publicul–tinta;
• Informarea;
• Planificarea;
• Organizarea;
• Desfasurarea;
• Follow-up.

Un bun specialist in relatii publice stie care sunt informatiile pe care mass-media le vehiculeaza intens si se va folosi de ele. Este de la sine inteles ca va miza pe informatii de actualitate, pe informatii care fac referire la personalitati publice, pe informatii al caror caracter este conflictual sau pe cele care includ elemente de progres intr-o anumita ramura s.a.m.d. Stie, de asemenea, ca doar un comunicat de presa prezentat obiectiv va fi preluat de jurnalisti si din acest motiv nu va oferi informatii incorecte sau controversate.

2. Cum se redacteaza un comunicat de presa

In momentul in care scrie un comunicat de presa, autorul trebuie sa respecte anumite norme de redactare si structura.

2.1. Titlul comunicatului de presa este o componenta esentiala a acestuia

Din acest motiv trebuie gandit in asa fel incat sa atraga atentia. La modul ideal, titlul trebuie sa trezeasca curiozitatea cititorului, sa centreze atentia pe continut, sa fie scurt (7-15 cuvinte) si factual. De asemenea, la stabilirea titlului este recomandat sa se tina cont si de urmatoarele aspecte:

• Momentul stabilirii titlului: se recomanda sa se aleaga o varianta inainte de a se scrie textul (doar in conditiile in care autorul are o imagine bine conturata a ideilor esentiale) si forma definitiva la finalul scrierii textului cand ideile principale sunt evidente;
• In titlu se evita folosirea cuvintelor al caror inteles poate fi necunoscut pentru cititori: neologisme, cuvinte rar folosite in limba romana, abstracte, notiuni s.a.m.d.;
• Un titlu nu minte si nu amageste: titlu rezuma continutul textului in cel mai fidel mod posibil.

2.2. Textul comunicatului de presa

Cea mai importanta regula de care trebuie sa se tina cont in momentul redactarii comunicatului de presa este ca informatia de cel mai mare interes sa fie prezentata imediat si nu dupa introduceri stufoase. Textul unui comunicat de presa este structurat in 3 parti: lead, corpul textului si final.

Formula jurnalistica potrivita pentru redactarea textului este cea a piramidei inversate in care:

• primul paragraf (lead sau introducere) prezinta pe scurt informatia esentiala;
• paragrafele urmatoare dezvolta informatia enuntata in lead. In corpul textului se adauga informatii care le completeaza pe cele din lead intr-o ordine descrescatoare in ceea ce priveste importanta.

2.2.1. Lead-ul – fraza de atac

Acest prim paragraf, este cea mai importanta parte a unui comunicat de presa, dat fiind faptul ca aici sunt incluse cele mai insemnate elemente ale mesajului. Lead-ul are rolul de a convinge cititorul ca intreg textul merita citit.

In lead trebuie sa se regaseasca neaparat raspunsurile la urmatoarele intrebari:

• Cine? (Who?): Raspunsul se refera la organizatia sau persoanele care fac subiectul comunicatului. Cititorul va decide masura in care il intereseaza subiectul doar daca va descoperi in partea de inceput a textului numele organizatiei (complet mentionat) sau numele persoanelor (mentionate, de asemenea, in intregime si insotite de functii);
• Ce? (What?): Raspunsul indica despre ce eveniment este vorba, conturandu-i elementele specifice (noutate, amploare s.a.m. d) si sugerand importanta sa pentru publicul larg;
• Cand? (When?): Data/datele, ziua/zilele si ora/orele la care se va desfasura evenimentul;
• Unde? (Where?): Raspunsul va indica locul in care se va petrece evenimentul (actiunea).

Aceasta lista cu intrebari la care se raspunde in lead nu poate fi standardizata, deoarece specificul informatiei este elementul esential de care trebuie sa se tina cont in alegerea intrebarilor. Autorul comunicatului de presa nu trebuie sa piarda din vedere esenta informatiei sau sa se piarda in detalii fara importanta. De astfel, se recomanda ca lead-ul sa nu depaseasca 5-6 randuri de text.

2.2.2. Corpul textului

Informatiile secundare se trec in corpul textului. Acestea trebuie sa completeze ceea ce s-a spus in lead, sa amplifice informatia initiala. Potrivit lui K. Tucker, corpul textului „descrie solutiile si avantajele pe care le ofera, pentru publicul-tinta, initiativa pe care o prezentati”.

In corpul textului, cititorul va gasi raspunsuri la urmatoarele intrebari:

• De ce? (Why?): Prin raspunsul la aceasta intrebare, cititorul va afla scopul realizarii evenimentului;
• Cum? (How?): Redarea evolutiei evenimentului.

Pe de alta parte, corpul textului poate oferi raspuns si la urmatoarea intrebare:

• Cu cine? O intrebare la care este necesar sa se raspunda doar atunci cand informatiile cu privire la agentii secundari (martori, complici, victime etc.) sunt necesare.

Si pentru corpul textului, se recomanda paragrafele scurte, formate din 3-4 fraze (ceea ce nu este neaparat o regula). Exprimarea nu trebuie sa fie ambiguu sau fara sens. La modul ideal, in corpul textului, pentru coerenta se aplica regula: o singura idee = un singur mesaj = un singur paragraf.

2.2.3. Finalul comunicatului de presa

Autorul comunicatului de presa va trebui ca prin final sa fixeze evenimentul in mintea cititorului.

3. Greseli de evitat in scrierea unui comunicat de presa

Greselile ce pot fi facute in momentul redactarii comunicatului de presa sunt numeroase, cele mai frecvente le includ si pe urmatoarele:

• Text mult prea lung sau prea scurt: Textele scurte (sub 300 de cuvinte) nu vor reusi sa capteze atentia cititorului. Pe de alta parte, la textele mai lungi de peste 500 cuvinte exista riscul de a nu fi citite in intregime. De aici rezulta ca cel mai potrivit este sa se scrie texte de 400 – 500 cuvinte.
• Comunicat intr-un singur bloc informativ: Este deosebit de important ca textul sa fie aerisit, usor de citit si asimilat. Se recomanda structurarea in 3-4 paragrafe: lead, corp text si final.
• Omiterea trecerii unei persoane de contact la finalul comunicatului: In finalul comunicatului trebuie sa fie trecut numele, numar de telefon, adresa de e-mail si website-ul companiei, foarte utile pentru mass-media.